خمس خطوات لتقنين استخدام الموظفين لوسائل التواصل الاجتماعي


بعد وقوع عدد كبير من الأخطاء التي تقع من الشركات والمؤسسات الحكومية والخاصة في شبكات التواصل الاجتماعي، وبحكم عملي في هذا المجال رأيت أن أسلط الضوء على أهمية تقنين أدوات التواصل الالكترونية والمبادرة وبسرعة للتعامل معها التعامل الصحيح. هذه التدوينة، أستهدف فيها صناع القرار في المنظمات والشركات والهيئات والمؤسسات الحكومية في خمس خطوات بسيطة وعملية.

Control Social media 1

الخطوة الأولى: تعلم عن أنواع الحسابات التي في مؤسستك وماذا تريد من كل نوع

يجب ان تتعلم كصانع قرار عن أنواع الحسابات التي تتواجد داخل مؤسستك فبعض الحسابات شخصية وبعضها رسمية وبعضها تتخذ طابعا مهنيا. وحسب طبيعة كل مؤسسة أو شركة، يتم التعامل مع كل نوع من أنواع الحسابات بشكل مختلف. الشكل التالي يوضح أنواع الحسابات وأمثلة عليها. من المهم تعرف أن جميع حسابات المسؤولين تعتبر حسابات رسمية فأي وزير أو رئيس تنفيذي أو نائب رئيس فهو يمثل شخصه ومنصبه في نفس الوقت. كما هو الحال في أرض الواقع فالتصرفات التي لا نقبلها من وزير في الشارع او على الشاشة، كذلك لا تقبل على تويتر أو فيسبوك أو غيرها.

في الشكل التوضيحي التالي، أبين أنواع الحسابات وأمثلة على كل نوع من هذه الأنواع.

 Control Social media 2

الخطوة الثانية: حدد ماذا تريد من كل نوع من أنواع الحسابات وكيف تريد منهم التصرف

الآن بعد أن تعلمت عن أنواع الحسابات، حان الوقت لتتخذ بعض القرارات المهمة مثل من يسمح له ومن لا يسمح له بالتواصل عبر قنوات التواصل الاجتماعية وبالذات في وقت العمل. وأيضا ماذا تتوقع من كل فئة من الموظفين. الشكل التالي يعطي بعض الأمثلة:

Control Social media 3

الخطوة الثالثة: وثق كل السياسات واجعلها في مكان يصل إليه الجميع

من المهم كتابة وثيقة وجعلها في متناول الجميع (في الموقع الداخلي مثلا) وتعميمها على الموظفين. بل وقد يكون من المناسب أن تدمج مع ما يعطى للموظف المستجد ليقرأه عندما يلتحق بالمؤسسة. إذا لم توثق وتوضح لا تتوقع من الموظف أن يتصرف بالشكل الذي تريده.

الخطوة الرابعة: اعمل على توعية وتثقيف الموظفين في كيفية التعامل مع قنوات التواصل الاجتماعي

إذا قمت بالتوثيق الآن يجب ان تعمل على التوعية بأهمية التواصل الاجتماعي لأنه من الواضح أن سياسات المنع والحظر لا تجدي نفعا. اليوم مع كل موظف جهاز ذكي يستطيع أن يعمل ما يريده عبر هذا الجهاز. فالموظف سيتصل بهذه القنوات شئنا أم أبينا. لذا فمن المهم التوعية وكذلك إظهار وتكريم الممارسات الجيدة.

عندما يتم التوجيه الجيد للموظف تنتج أمثلة إيجابية تعزز من قيمة المؤسسة أو الشركة. مثل عندما يتكلم الطبيب عن طرق الجودة الصحية المستخدمة في المستشفى، تنبئ عن إدارة واعية تجعل المريض أولا. كذلك عندما تجد موظف اتصالات يلتقط العملاء المؤثرين الغاضبين من الشركات المنافسة ومن ثم يجذبهم إلى شركته. أيضا المعلم الواعي الذي يستخدم التواصل الاجتماعي مع طلبته للإجابة على اسئلتهم وإعطاء معلومات خارج المنهج.

 الخطوة الخامسة: حدث سياساتك وتغير مع التغيير

بمجرد دخولك عالم التواصل الاجتماعي، فقد علمت أن التغيير هو جزء لا يتجزأ من المعادلة. لذلك كلما صدرت قناة جديدة أو طريقة استخدام جديدة داخل مؤسستك ، فيجب عليك تحديث الوثائق والتأقلم مع المتغيرات بل وتغيير السياسات التي كتبتها.

حدثني عن تجربتك: أرجو أن تكون هذه التدوينة قد نالت على إعجابك. فإذا وضعتها في حيز التطبيق، فأرجوا أن تحدثني عن:

  • مالذي استفدته من هذه التدوينة؟
  • ماهي السياسات التي نجحت والأخرى التي فشلت؟
  • شاركني تجربتك
Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

Blog at WordPress.com.

Up ↑

%d bloggers like this: